Jetzt optimieren: die 5S-Methode für digitale Arbeitsplätze

Seiri, Shitsuke, Seiton, Seison, Seiketsu – hinter diesen Begriffen steckt eine ganz bestimmte Methode, die wir hier zur Verbesserung des digitalen Arbeitsplatzes nutzen. Wer kennt das im Arbeitsalltag: man sucht nach einem Dokument, hat gleichzeitig einige Dateien mit gleichen Namen abgelegt und keine ist die richtige. Wer sich jetzt angesprochen fühlt, liest am besten weiter.

Auf digitalen Arbeitsplätzen tümmeln sich gerne mal Dateifriedhöfe, verwaiste Dokumente und in die Jahre gekommene Anwendungen. Da verlieren viele schnell mal den Überblick. Um wieder Ordnung ins digitale Chaos zu bringen, haben wir die die 5S-Methode auf die digitale Welt angewandt. Mit dieser Methode wird der Arbeitsplatz sauber und sinnvoll organisiert.

Instrument aus japanischer Automobilproduktion

Bevor wir jetzt mit praktischen Tipps loslegen, spulen wir ein paar Jahrzehnte zurück in das Japan der 1950er Jahre. Die Automobilindustrie beginnt in Japan nach dem zweiten Weltkrieg nur schleppend, es fehlten wirtschaftliche Hilfen und die Ressourcenknappheit benachteiligte die Produktion. Konzepte mussten also her, um wettbewerbsfähig zu bleiben – das heißt im Klartext: Prozesse und Abläufe optimieren, Ressourcenverschwendung minimieren und Qualität steigern. Für Ōno Taiichi, Produktionsleiter bei Toyota, begann die Verbesserung von Produktion und Verwaltung bereits beim Arbeitsplatz. Der muss sauber, sicher und übersichtlich sein – die Grundvoraussetzung, um Arbeitsprozesse zu verbessern.

Taiichi führte fünf exakt definierte Maßnahmen ein: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke. Der Ingenieur wollte die Arbeitsplätze derart gestalten, dass die Arbeit störungsfrei fortgesetzt werden konnte und Unterbrechungen durch längeres Suchen oder unnötige Wartezeiten vermieden werden. Als methodisches Werkzeug eignet sich die 5S-Methode nicht nur für die Produktion. Auch Verwaltung, Dienstleistung, IT oder die digitale Ablage lassen sich nach diesen fünf Buchstaben systematisieren.

5S-Methode am digitalen Arbeitsplatz

Wie diese Methode am Beispiel des digitalen Arbeitsplatzes aussehen kann, zeigen wir jetzt:

1. Seiri – Sortieren

Auch wenn es manchmal schwerfällt: trennen Sie sich von Unwichtigem. Das heißt nicht, dass alles im Papierkorb landen muss. Gerade beim Ausmisten und Löschen ist besondere Vorsicht gefragt. Wichtige Dokumente, Mails und Notizen werden vielleicht zur Dokumentation gebraucht. Verschieben Sie es zumindest in ein Archiv.

• E-Mail-Postfach: Welche Mails (vor allem im Posteingang) werden noch gebraucht. Arbeiten Sie die Mails ab und misten Sie aus. Aber Vorsicht: nicht unbedingt löschen, sondern einfach in einen angelegten "Erledigt"-Ordner verschieben. Unser Tipp aus der Praxis: Organisieren Sie so Ihren Mail-Posteingang, dass sich nur jene in diesem Postfach befinden, die noch nicht erledigt sind.
• Dateiablage: Welche Dateien gehören archiviert, entfernt oder verschoben? Sind sie Dateien am richtigen Platz und aktuell? Alte Dateien am besten ins Archiv verschieben. Seien Sie ehrlich zu sich selbst: wie sieht ihr Desktop aus?
• Anwendungen: Welche Programmleichen schlummern noch auf Ihrem Rechner? Welche können endlich weg?
• Smartphone oder Tablet: sind Ihre Apps aktuell? Welche sind verzichtbar, welche nutzen Sie wirklich?

Nach diesem ersten Schritt sollten schließlich nur jene Dinge vor Ort sind, die auch tatsächlich gebraucht werden. Alle anderen Dinge sollen gelöscht oder dementsprechend in Ordner und Ablagen verstaut werden. Achten Sie auf die (gesetzliche) Aufbewahrungspflicht. So bekommen Sie Ordnung und Übersicht.

2. Seiton – Systematisieren

Jetzt geht's ans Eingemachte: jede Datei, jede Mail oder auch jeder digitale Ordner erhält einen designierten Platz im System. Denken Sie an eine sinnvolle Ablage und Ordnerstruktur.

• Dateien sowie Dokumente systematisch benennen und ordnen.
• Schaffen Sie eine nachvollziehbare Ordnerstruktur. So vermeiden Sie, dass nach Dateien länger gesucht wird – auch Ihre Kolleg*innen werden es Ihnen danken. Verzichten Sie auf zu viele Ebenen.
• Setzen Sie ein klares Benennungssystem ein. Verwenden Sie bei der Vergabe von Dateinamen wenn möglich keine Sonder- oder Leerzeichen (außer Unter- und Bindestrich), um Probleme mit langen Dateinamen und Pfaden zu verhindern.
• Schaffen Sie Klarheit und Überblick in Ihrem Kontaktmanagement. Ein passendes CRM-Tool hilft dabei.

Denken Sie bei diesem Schritt auch an Zugriffsberechtigungen, um Informationssicherheit und EU-DSGVO zu gewährleisten.

3. Seiso – Saubermachen

Für den Digital Workspace ist auch Saubermachen wichtig. Was dabei zu tun ist:

• Ist die Software am aktuellsten Stand? Werden Updates benötigt? Funktioniert der Virenschutz und ist er aktuell?
• Funktioniert die gesamte Hardware wie Drucker, Maus, Headset oder muss etwas ersetzt werden?
• Smartphone & Tablets: Checken Sie ab und an Abonnements und monatliche Zahlungen. Das tut auch dem Geldbörserl gut.
• Kontrollieren Sie Privatsphäre-Einstellungen von Social Media Plattformen oder Apps.
• Zur digitalen Sauberkeit gehört auch, Ablenkungen zu reduzieren: Newsticker und aufpoppende Benachrichtigungsfenster lenken uns von der aktuellen Aufgabe ab. Überlegen Sie, welche Benachrichtigungen wichtig sind und welche Sie für einen gewissen Zeitraum abschalten können.

4. Seiketsu – Standardisieren

Schaffen Sie Standards. Wo werden welche Informationen und Dateien abgelegt, wie werden Passwörter gemanagt und wie sehen Zugriffsberechtigungen aus? Nehmen Sie auch Ihre Arbeitsschritte unter die Lupe.

• Definieren Sie Prozesse, klären Sie Abläufe und legen Sie Zuständigkeiten fest, denn für optimales Teamwork muss jeder Spieler seine Position am Spielfeld kennen.
• Durch Versionierung können Bearbeitungsstadien nachvollzogen werden. Sie vermeiden dadurch, dass verschiedene Versionen verglichen werden müssen.
• Zentrale Ablage: Gibt es eine zentrale Speichermöglichkeit? Schaffen Sie klare Regelungen und Richtlinien.
• Auf eine Sache fokussieren: Aufgaben hintereinander, nicht nebeneinander abarbeiten. Damit sind Sie konzentrierter bei der Sache und halten Übersicht und Ordnung ein. Digitale Tools können unterstützen.

5. Shitsuke – Selbstdisziplin

Wir befinden uns nun auf der Zielgeraden. Um Routine am digitalen Arbeitsplatz zu etablieren, ist Selbtsdiziplin gefragt.

• Halten Sie E-Mail-Postfach sauber, legen Sie alle Dateien gleich an den richtigen Plätzen ab.
• Führen Sie digitale To-do-Listen.
• Ein stets aktueller Kalender führt zu einer guten Selbstorganisation. Nehmen Sie sich kurz Zeit, um Ihren Arbeitstag und die nächsten Schritte zu planen. Das hilft, den Überblick zu bewahren und erfolgreich in den Tag zu starten.
• Überprüfen Sie ab und zu den Status: haben Sie einen Punkt nicht einhalten können und wenn ja, warum?
• Allgemein gilt: nicht aufgeben! Die beste Methode bringt nichts, wenn sie in der Praxis nicht gelebt wird. Halten Sie sich konsequent daran, so wird sie bald zur etablierten Routine.

Viel Erfolg mit der 5S-Methode für den digitalen Arbeitsplatz. Gerne unterstützen wir bei der Auswahl der Tools, bei Hard- und Software sowie bei der Optimierung von Prozessen.

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