14
November 2019

Der digitale Arbeitsplatz: agil genug für die digitale Zukunft?

In vielen Büros stapelt sich auf den Schreibtischen nach wie vor das wohl bekannteste Medium für die Speicherung und Wiedergabe von Information: Papier. Im digitalen Zeitalter setzen viele Unternehmen immer noch auf analoge Helfer: To-do-Listen, Rechnungen, Lieferscheine, Post-its sowie Business-Unterlagen und Broschüren breiten sich auf den Arbeitsplätzen aus.

Die Merkmale des digitalen Arbeitsplatzes sind dabei keineswegs Papierlosigkeit. Gefragt sind effiziente und intelligente Lösungen, die die Zusammenarbeit auch über räumliche Distanzen hinweg ermöglichen und erleichtern.

Die heutige Arbeitswelt ist durch die rasch voranschreitende Digitalisierung im Wandel. Analysieren Sie den Bedarf in Ihrem Unternehmen: Wo sind Hardware-Lösungen und der Ausbau von IT-Infrastrukturen notwendig? Welche Software-Lösungen benötigt Ihr Team in der täglichen Zusammenarbeit? Wo sind Schulungsmaßnahmen notwendig? Sorgen Sie für klare Strukturen bei der Optimierung Ihrer digitalen Arbeitsplätze.

Wie digital ist Ihr Arbeitsplatz?

Der digitale Arbeitsplatz ist in den verschiedensten Ausprägungen heute Realität: er beginnt im Home-Office und der Verwendung von Firmen-Smartphones.

Voraussetzung für das Funktionieren von Organisationen ist in erster Linie eine effiziente IT-Infrastruktur, Netzwerklösungen zum Austausch von Daten und Informationen sowie Anwendungen und Software-Lösungen. Diese Tools ermöglichen eine optimale Zusammenarbeit wie das Bearbeiten und Erstellen von Rechnungen, die Pflege und Dokumentation von Kundenkontakten, die Buchhaltung und Finanzplanung, die Personalverwaltung und -einteilung sowie Transaktionen.

Global, mobil & digital

Die Digitalisierung der Arbeitsplätze schafft neue Formen der Zusammenarbeit und hat zur Flexibilisierung der Arbeitsform beigetragen. MitarbeiterInnen müssen nicht im Büro sein, um auf ihren Arbeitsplatz zugreifen zu können. Sie sind flexibler, mobiler, globaler und somit digitaler geworden.

"Mit der passenden technischen Infrastruktur und den geeigneten Software-Lösungen können Informationen, Daten und Anwendungen an jedem Ort und auf jedem Gerät aufgerufen werden. Moderne Kommunikations-Anwendungen erlauben dem Team, abteilungsübergreifend zu arbeiten und starre Strukturen zu durchbrechen. So werden Ideen ausgetauscht, Arbeitspakete aufgeteilt und Wissen mit KollegInnen geteilt", erklärt Patrick Böhm, Senior IT-Consultant bei MP2 IT-Solutions. Er kennt die Kundenanforderung in Bezug auf Digitalisierung bis ins Detail.

Digitalisierung des Arbeitsplatzes: Was ist zu beachten?

Gemeinsam schneller ans Ziel: ganzheitliche Lösungen

Setzen Sie bei Ihren Digitalisierungsbestreben auf ganzheitliche Lösungen anstelle von Insellösungen. Ermöglichen Sie Ihrem Team, interaktiv und effizient zusammenzuarbeien. Folgende Überlegungen helfen Ihnen dabei:

Wie kommunizieren Ihre Teams über Abteilungsgrenzen hinweg? Können diese rasch Informationen einholen und sich austauschen?
Setzen Sie Kommunikations-Anwendungen wie Messenger-Dienste oder Chats ein, die sogar das Teilen und schnelle Bearbeiten von Dokumenten erlauben?
Setzen Sie ein CRM-System ein, das Ihr Kunden-Management optimal unterstützt?
Sind Ihre Systeme und Anwendungen kompatibel? Gewährleisten Sie einen nahtlosen Medienwechsel, zum Beispiel mobilen Zugriff?

Technische Infrastruktur für den Arbeitsplatz 4.0

Voraussetzung für einen effizienten digitalen Arbeitsplatz ist in erster Linie die technische Infrastruktur: sie muss die Erfordernisse des Unternehmens erfüllen und die Abläufe optimal unterstützen. Ein selbstverständlicher Teil des Unternehmensnetzwerkes ist das Speichern, Abrufen und Austauschen von Information. Daten können im (eigenen) Rechenzentrum oder in der Cloud gespeichert und zur Verfügung gestellt werden. Fragen Sie sich Folgendes:

Kann Ihr Team auch außerhalb des Büros auf ihre Daten und Software-Anwendungen zugreifen?
Arbeiten Ihre MitarbeiterInnen auch außerhalb des Betriebs mit Notebook, Tablet oder Smartphone?

Daten- & Informationssicherheit

Für den digitalen Arbeitsplatz ein absolutes Muss: die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und die Gewährleistung von Informationssicherheit. Denken Sie bei der Bereitstellung von Firmeneigentum in Form von Dienst-Smartphones oder Notebooks an Sicherheitsmaßnahmen. Festplatten- bzw. Geräteverschlüsselung und Passwortschutz sind Grundvoraussetzungen. Ihr Team braucht zudem Kompetenzen in Sachen Informationssicherheit und Datenschutz. Diese Überlegungen helfen:

Ist Ihr Team in Sachen Informationssicherheit, Datenschutz und DSGVO ausreichend geschult?
Sind Firmendaten auf Computer und mobilen Geräten sicher verschlüsselt? Ist der Zugriff geregelt?
Wohin werden die Daten gespeichert? Bei Home-Office stellen sich wichtige Fragen in Bezug auf Zugriffsberechtigungen und Datenschutz.
Gibt es eine zentrale Speichermöglichkeit? Schaffen Sie klare Regelungen und Richtlinien.

Denken Sie daran: Ihr Team braucht fachliche Anleitung.

Informationssicherheit ist Chefsache

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