Digital unterschreiben: Wie funktioniert die elektronische Signatur?

Wer kennt das nicht im Arbeitsalltag: Ein Dokument, das unterschrieben werden muss, wird per Mail zugeschickt, dann ausgedruckt, danach unterschrieben, wieder eingescannt und schließlich als Anhang versendet. Hier endet auf einmal die Digitalisierung – ein Medienbruch, der uns allen im Alltag allzu oft begegnet, und dabei Zeit verschlingt und Kosten verursacht.

Zusätzlich zeigen sich im Homeoffice Sicherheitslücken, wenn plötzlich am privaten Drucker sensible und unternehmensinterne Daten gedruckt, gescannt und verschickt werden. Oder sie können überhaupt erst nicht gedruckt und gescannt werden, weil die Ausstattung im Homeoffice nicht gegeben ist bzw. Berechtigungen es nicht zulassen. Dabei kann das Drucken, Scannen und Mailen so einfach ersetzt werden. Das spart nicht nur Druckertoner, Papier und Kosten für Versand oder Scan, sondern viele einzelne Arbeitsschritte, Aufwand und Zeit – was in Summe schon viel ausmacht.

Mit elektronischen Signaturen können Arbeitsprozesse schneller, sicherer und effizienter gestaltet werden. Daher gilt es, Digitalisierung dort einzusetzen, wo man sich braucht und wo es Sinn macht.

Eletronische Signatur: einfache & rechtssichere Lösung

Es gibt bereits einfache, kostengünstige, zeitsparende und rechtssichere Lösungen für das digitale Unterschreiben. Elektronische Signaturen sind rechtlich anerkannt und können, sofern sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen, die Unterschrift am Papier zur Gänze ersetzen. Die eiDAS-Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services) ist eine europaweit geltende, rechtskräftige Richtlinie für elektronische Signaturen. Mit ihr wurden einheitliche Rahmenbedingungen für die Nutzung und Anbieter der elektronischen Signaturen geschaffen.

Elektronische Signaturen können überall zum Einsatz kommen, wo Dokumente unterschrieben und digital weiterverarbeitet werden – das betrifft die öffentliche Verwaltung, Behörden, Banken und Versicherungen genauso wie das Gesundheitswesen, Rechtsanwälte, Notare, Logistik, Handel und Industrie sowie viele weitere Branchen und Bereiche.

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Die richtige Lösung finden: auf den Service kommt’s an

Gerade im Unternehmen ist die passende Lösung ein Schlüsselfaktor für den erfolgreichen Einsatz von digitalen Unterschriften.

Mit unserem Partner Signotec e-signature Solutions bieten wir ein professionelles Rundum-Paket fürs digitale Unterschreiben. Signotec ist ein führender Hersteller von Hard- und Software zur digitalen Erfassung von handgeschriebenen elektronischen Signaturen. In Kooperation bieten wir bei MP2 IT-Solutions ein breites Portfolio an Softwarelösungen und erstklassigen Service für elektronische Signaturen. Und die modernen Unterschriftenpads decken Anforderungen sowie Einsatzmöglichkeiten ab.

Für die Einbindung der elektornsichen Unterschrift in ihre digitale Landschaft und in Ihre digitalen Prozesse sind wir als IT-Partner für Sie da. Sie profitieren von innovativen Produkten und einem erstklassigen Support.

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Welche elektronische Signatur eignet sich für meine Zwecke?

Unterschieden wird zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen. Während die einfache Signatur, beispielsweise eine eingescannte Unterschrift, über wenig Beweiskraft verfügt, bietet die fortgeschrittene elektronische Signatur bereits mehr Rechtssicherheit und Beweiskraft und kann nicht so einfach manipuliert werden. Für viele Dokumente im Unternehmensalltag, wie bei formfreien Vorgängen, eignet sich die fortgeschrittene Signatur zur beweissicheren und rechtskonformen Dokumentation.

Die qualifizierte elektronische Signatur stellt die höchste Sicherheitsstufe dar. Sie hat noch einen relativ kleinen Anwendungsbereich – auch aufgrund der höheren technischen und sicherheitsrelevanten Anforderungen. Welche Signatur für Ihr Business in Frage kommt, muss gemäß ihren Anforderungen entschieden werden.

Exkurs: Auch die digitale Signatur ist eine spezifische Form der elektronischen Signatur, die mithilfe eines Verschlüsselungssystems eine eindeutige Zuordnung eines Unterzeichners zu einem Dokument ermöglicht. Derzeit befindet sich der elektronische Identitätsnachweis E-ID in Planung. Die Handysignatur bleibt dabei weiterhin bestehen.

Für die Implementierung von elektronischen Unterschriften in Ihrem Unternehmen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung. Informieren Sie sich jetzt über Hard- und Software-Lösungen sowie dem Einsatz in der Praxis: mp2@mp2.at oder kontaktieren Sie direkt unseren IT-Sales-Specialist, Herrn Matthias Ranetzky: +43 720 555 955 337