MP2-Tipps für professionelle & sichere Video- & Online-Meetings
In der Business-Welt sind Online-Meetings aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Digitalisierung hat einen wertvollen Beitrag dazu geleistet. Unsere Digitalisierungsexpert:innen von MP2 IT-Solutions geben hier praktische Tipps, damit Online-Meetings sicher und noch professioneller ablaufen.
Online-Meetings vorbereiten – Tools & Technik
Besprechungen sind nur so gut, wie sie vorbereitet werden. Dazu zählen Aspekte der Organisation wie Zeitpunkt, Dauer und Teilnehmer:innen wie auch ein klares Ziel bzw. Nicht-Ziele der Besprechung zu definieren. Und was gerade in der Digitalisierung so wichtig ist: stabile Technik und gute Vorbereitung – und dafür gibt Thomas Weinzinger, technischer Leiter von MP2-Wien und seit Gründung von MP2 IT-Solutions als IT-Experte tätig, hier praktische Tipps für erfolgreiche Meetings:
- Stabile Internetverbindung: Sorgen Sie für eine stabile und möglichst schnelle Verbindung. Gerade im Homeoffice oder beim Arbeiten von unterwegs, testen Sie die Internetverbindung sowie das gewählte Online-Meeting-Tool, damit alles bestens funktioniert und die Besprechung pünktlich beginnen kann.
- Tool- & Geräte-Check: Testen Sie den Online-Meeting sowie auch die Geräte wie Kamera, Mikrofon und Lautsprecher vor dem Meeting. Viele Tools bieten dafür sogar eine Testfunktion.
- Updates & Backup-Plan: Stellen Sie sicher, dass die Meeting-Software, wie beispielsweise Microsoft Teams, Zoom, Webex oä auf dem neuesten Stand ist. Halten Sie Telefonnummer der Meeting-Teilnehmer:innen auf alle Fälle bereit, falls es zu Verzögerungen oder technischen Problemen kommt. Und falls alle Stricke reißen und das Online-Meeting aus irgendeinem Grund nicht funktioniert, dann halten Sie alternative Geräte oder Onlie-Meeting-Tools im Hinterkopf.
Professionelle Meetings sind informationssicher
Datenschutz und Informationssicherheit sind wichtige Aspekte auch bei Online-Meetings. Der Schutz von Unternehmens-, Kunden- sowie Projektdaten wie auch personenbezogener und sensibler Daten ist entscheidend. Daher gilt es hierzu Richtlinien einzuhalten und laufende Awareness zu schaffen. Hier ein paar Tipps aus der Praxis für die Praxis:
Tipp 1: Link zum Online-Meeting: Teilen Sie die Einladung und den Link zum Online-Meeting nur mit autorisierten Personen. Sie können die Rechte der Besprechungsteilnehmer:innen auch begrenzen, wie zum Beispiel die Aufnahme vom Online-Meeting oder das Teilen von Inhalten.
Tipp 2: Achtung bei Bildschirmfreigabe: Geben Sie nur gezielt ihren Bildschirm sowie Fenster frei, die für die Online-Besprechung relevant sind, um versehentliche Einblicke in weitere Informationen und Daten zu vermeiden. Und achten Sie auf ihren Hintergrund – dieser soll nicht nur professionell und adäquat zum Meeting sein, sondern auch informationssicher.
Tipp 3: End-to-End-Verschlüsselung: Verwenden Sie ausschließlich Plattformen und Tools, die eine sichere Verschlüsselung der Gespräche und Daten übertragen.
Online-Meetings mit Struktur & Moderation sind erfolgreicher
„Ein gut organisiertes Meeting spart Zeit und steigert die Produktivität“, weiß Kerstin Hirsch, Administrative Operation Manager beim MP2 IT-Solutions. Sie gibt hier ganz konkrete Tipps damit Online-Besprechungen noch erfolgreicher sind:
Tipp 1: Ziel & Agenda der Besprechung:
Teilen Sie das Ziel und den Ablauf wie auch Tagesordnung den Teilnehmer:innen mit. Dies kann bereits vorab sein und soll auf alle Fälle bei Besprechungsbeginn kurz und knackig nochmals erwähnt werden. So wissen alle Bescheid, was zu tun ist.
Tipp 2: Definieren Sie einen festen Zeitrahmen:
Planen Sie feste Zeitfenster und bleiben Sie dabei. Bei längeren Online-Meetings machen sie geplante Kaffee-Pausen.
Tipp 3: Moderation & Interaktion bei Online-Besprechungen:
Ernennen Sie eine:n Moderator:in, der das Meeting leitet, Fragen koordiniert und auf Ziel und Zeit achtet. Auch ist es wichtig, wer die Protokollführung übernimmt – definieren Sie Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Fördern Sie gekonnt die Interaktion bei den Besprechungen – dazu bieten die Online-Tools tolle Funktionen, wie zB „Hand-heben“, Chats bei Fragen und Infos, Breakout-Räume. So können die Teilnehmer:innen alle gut einbezogen werden und interagieren. Machen Sie Spielregeln, wie zum Beispiel, dass die Kamera der Teilnehmer:innen eingeschalten ist, so werden Online-Meetings persönlicher und fördern die Zusammenarbeit und Interaktion.
Durch Digitalisierung Arbeiten von überall
In vielen Branchen und Bereichen kann durch Digitalisierung gut online und von überall gearbeitet werden. Durch das Telearbeitsgesetz wird das Homeoffice jetzt im Jahr 2025 auf ortsungebundene Telearbeit außerhalb der Wohnung ausgeweitet. Dadurch können Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen „Arbeiten von überall“ vereinbaren.
Sicherheit im Homeoffice und beim Teleworking
Oftmals finden Online-Meetings nicht direkt aus dem Büro, sondern im Homeoffice oder von unterwegs statt. Daher sind hier Informationssicherheit und IT-Security ganz besonders zu beachten. Unsere Digitalisierungsexpert:innen geben hier gerne konkrete Tipps für ein sicheres Arbeitsumfeld:
- Arbeiten Sie über eine gesicherte VPN-Verbindung, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
- Achten Sie auf ein informationssicheres Arbeitsumfeld und dass keine unbefugten Personen Bildschirminhalte oder in Unterlagen einsehen können.
- Ein professionelles Passwortmanagement sind das A und O für mehr Sicherheit am digitalen Arbeitsplatz. Verwenden Sie starke Passwörter und verwalten Sie diese sicher, zB über einen Passwort-Manager.
Professionelle und sichere Online-Meetings erfordern Vorbereitung, technische Kompetenz und klare Regeln. Wenn Sie Unterstützung oder technische Lösungen benötigen, stehen wir von MP2 IT-Solutions gerne zur Seite.
