MS Outlook: Ein Überblick über Funktionen & Tipps für den Alltag
Microsoft Outlook (kurz: MS Outlook) ist eine der gängigsten Softwarelösungen für E-Mail-Kommunikation, Kalenderverwaltung und Aufgabenorganisation. Es ist Teil der Microsoft Office Suite und wird weltweit sowohl in Unternehmen als auch privat genutzt, um die tägliche Arbeit effizient zu gestalten.
Was ist MS Outlook und welche Funktionen hat das Tool.
MS Outlook ist eine umfassende Anwendung von Microsoft für die persönliche Organisation. Das Tool ermöglicht Benutzer:innen, E-Mails zu senden, zu empfangen und zu verwalten, Termine zu planen und Aufgaben zu verfolgen. Die wichtigsten Funktionen von MS Outlook umfassen:
- E-Mail-Verwaltung: MS Outlook bietet leistungsstarke Tools zum Senden, Empfangen und Organisieren von E-Mails. Dazu gehören Filter, Ordnerstrukturen und Suchfunktionen. Thomas Weinzinger, technischer Leiter von MP2-Wien empfiehlt für Unternehmen gemeinsame Postfächer anzulegen, damit alljene Kolleg:innen Zugriff darauf haben, die Mails darin zu bearbeiten und zu beantworten. Mit Farb- und Ordnersysteme sind diese Postfächer auch immer aufgeräumt und Transparenz sowie Effizienz ist geschaffen.
- Kalender: Der integrierte Kalender bei MS Outlook ermöglicht die Planung und Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Erinnerungen. Er lässt sich nahtlos mit anderen Anwendungen und Personen teilen. „Durch die Erstellung von Online-Meetings kann gleich direkt der Link dazu mit dem Kalendereintrag versendet werden“, ergänzt Thomas Weinzinger.
- Aufgabenmanagement: Die User:innen von MS Outlook können Aufgaben erstellen, priorisieren und mit Fristen versehen, um die Produktivität zu steigern und einen Überblick zu haben. So ist man stets gut organisiert.
- Kontakte: Eine zentrale Kontaktverwaltung von MS Outlook, die die Pflege und Organisation von Adressen, Telefonnummern und weiteren Informationen erleichtert, ist eine weitere Funktionalität des Systems. Ob MS Outlook als CRM wirklich gut genutzt werden kann und alle Anforderungen das System abdeckt, schauen wir uns gerne mit unseren Kund:innen im Detail an.
- Integration: MS Outlook integriert sich nahtlos mit anderen Microsoft-Anwendungen wie MS Teams, OneDrive und SharePoint. Das schafft die optimale Zusammenarbeit in Unternehmen und Organisationen.
3 praktische Tipps, um das Mailpostfach zu organisieren
Patrick Steininger ist Head of Technical Services im IT-Systemhaus von MP2 IT-Solutions. Er gibt folgende 3 Tipps:
Tipp 1: Nutzen Sie Ordner & Kategorien.
Richten Sie in Ihrem E-Mailpostfach Ordner für verschiedene Projekte, Kund:innen oder Themen ein. Verwenden Sie dabei kurze und prägnante Begriffe. Ergänzend dazu können Sie farbliche Kategorien verwenden, um E-Mails auf einen Blick zu identifizieren. So bringen Sie Ordnung in Ihr Postfach und behalten den Überblick, auch bei einer großen Menge an Nachrichten.
Tipp 2: Richten Sie automatische Regeln ein.
Automatisierungen und „Regeln“ helfen um effizient und organisiert zu sein. Mit den "Regeln" in MS Outlook können Sie festlegen, dass Mails automatisch in bestimmte Ordner verschoben, weitergeleitet oder markiert werden. Es können beispielsweise Newsletter direkt in einen separaten Ordner geleitet werden, um Ihr Postfach aufgeräumt zu halten. Und: Bei Abwesenheit erstellen Sie eine Abwesenheitsnotiz mit der Info, wer Sie vertritt und/oder wann Sie wieder im Büro erreichbar sind.
Tipp 3: Räumen Sie Ihren Posteingang regelmäßig auf.
Verwenden Sie die oben genannte Ordnerstruktur. Archivieren Sie wichtige E-Mails, damit sie nicht den Haupt-Posteingang überfüllen, aber dennoch auffindbar bleiben.
3 praktische Tipps für den Outlook-Kalender
Matthias Fichtinger, Head of IT & Security im IT-Systemhaus von MP2 IT-Solutions, sagt: „MS Outlook ist mehr als nur ein E-Mail-Programm – es ist ein vielseitiges Werkzeug für die tägliche Organisation. Mit ein paar gezielten Tipps können Sie Ihre Produktivität steigern, Zeit sparen und Ihre Arbeit strukturierter gestalten“ und gibt folgende 3 Tipps:
Tipp 1: Verwenden Sie Farbkodierungen für Kalenderereignisse.
Verwenden Sie Farbkategorien, um verschiedene Ereignistypen zu kennzeichnen – zB für Besprechungen, private Termine oder Abgabefristen. Dies hilft sich gut zu organisieren. Auch können diese Farbkodierungen nicht nur für den eigenen Kalender, sondern auch für zB Team-Kalender verwendet werden – so hat man stets alles gut im Griff und einen guten Überblick über Termine und Deadlines.
Tipp 2: Einrichten von Serienterminen.
Wiederkehrende Termine, wie Meetings, Jourfixes aber auch Aufgaben lassen sich mit Serienterminen super planen – ob wöchentliche Team-Meetings oder monatliche Berichte, MS Outlook erleichtert das regelmäßige Eintragen, spart Zeit und bietet einen guten Überblick.
Tipp 3: Teilen Sie Kalender mit anderen.
Teilen Sie Ihren Kalender mit den Kolleg:innen, um die Planung von Terminen und Besprechungen zu erleichtern. Sie können die Freigabeeinstellungen anpassen, um zu bestimmen, welche Details sichtbar sind. Auch können gemeinsame Kalender für Teams und Abteilungen erstellt werden. Wir bei MP2 IT-Solutions helfen Ihnen nicht nur bei der Einrichtung und bei den Systemeinstellungen, sondern beraten Sie auch gerne für die optimale Planung Ihrer Nutzungsstrategie von MS Outlook.
Ausblick „New“ Outlook
Mit dem neuen Outlook wagt Microsoft einen modernen Ansatz, der auf ein verbessertes Design und KI-gestützte Funktionen wie „Microsoft Copilot“ setzt. Doch gerade im Businesskontext wird spannend sein, wie das Tool zukünftig zentrale Anforderungen wie eine nahtlose Offline-Nutzung, die effiziente Verwaltung gemeinsamer Postfächer und die Automatisierung von Routineaufgaben erfüllen wird. Die aktuelle Testphase gibt einen vielversprechenden Einblick, doch erst die weiteren Entwicklungen werden zeigen, ob Outlook den vielfältigen Anforderungen moderner Unternehmen gerecht wird.
