Praxistipps für einfach bessere Online-Meetings

Homeoffice & Online-Meeting-Kultur

Nach fast zwei Jahren Pandemie sind laufende Online-Meetings und die Arbeit im Homeoffice ein täglicher Begleiter. Um in Online-Meetings – auch aus dem Homeoffice – genauso produktiv zu sein, braucht es ein paar Spielregeln, funktionierende IT-Infrastruktur, klare Informationsabläufe, Einhaltung von Datenschutz und ein wenig Übung. Mittlerweile hat sich in vielen Betrieben eine Online-Meeting-Kultur etabliert, die manchmal mehr, manchmal weniger wünschenswert ist.

Eine professionelle Arbeitsumgebung ist zentral – egal ob zuhause oder im Büro. Dafür braucht es die richtigen Tools und die passende Hard- & Software. Darüber hinaus sind die Wahrung von Datenschutz und Informationssicherheit zentrale Aspekte.

Als IT-Unternehmen stehen wir unseren Kunden täglich zur Verfügung, damit die Technik optimal funktioniert und die Arbeit durch passende Digitalisierungslösungen unterstützt wird. Online-Meetings müssen allerdings nicht nur technisch einwandfrei funktionieren, sondern auch professionell geführt werden. Daher haben wir unsere Erfahrung in praktischen Tipps für bessere Online-Meetings zusammengefasst.

Online-Meetings richtig vorbereiten

Die richtige Umgebung
Auch wenn es manchmal ganz interessant ist, die Bücherregale im Wohnzimmer Ihres virtuellen Gesprächspartners zu entdecken – denken Sie daran: Sie sind „Marken-Botschafter“ Ihres Unternehmens. Zeigen Sie daher eine professionelle Arbeitsumgebung. Oftmals werden virtuelle Hintergründe verwendet – checken Sie, wie diese übertragen werden, denn manchmal flimmert bei der Bildübertragung Ihr Bild oder das Freistellen Ihrer Person ist nicht optimal – das kann eigenartig wirken.

Beleuchtung & Kameraausschnitt
Sorgen Sie für die optimale Lichtverhältnisse bei Tageslicht und – besonders in den Wintermonaten, wo es früh dunkel wird – bei künstlichem Licht. Besonders bei Gegenlicht können Sie vor der Kamera kaum wahrgenommen werden. Beachten Sie auch den Bildausschnitt und Kameraposition.

Technik für Online-Meetings
Testen Sie Kamera, Audio und Mikro, und das noch vor Ihrem Online-Meeting. Bei Microsoft Teams können Sie beispielsweise einen Testanruf durchführen, um Kamera und Mikro zu checken und die Einstellungen zu kontrollieren.  Besonders bei Benutzung neuer Tools ist das vorherige Testen ein absolutes Muss. Aber auch bestehende Lösungen entwickeln sich ständig weiter, daher kontrollieren Sie am besten regelmäßig nach. Oft müssen auch Bildschirme oder Dateien bei Online-Meetings geteilt werden – testen Sie das und machen Sie sich mit den einzelnen Funktionalitäten des gewählten Online-Meeting-Tools gut vertraut. Ein professioneller Umgang mit Tools und Technik gehört mittlerweile zum guten Ton in der digitalen Arbeitswelt.

Meeting-Vorbereitung
Je nachdem, ob es sich um einen Online-Workshop oder einen regelmäßigen Jour fix handelt, die richtige Vorbereitung ist viel wert. Hier einige Fragestellungen für die Vorbereitungen: Wer sind Ihre Gesprächspartner? Was ist Ziel und Zweck des Meetings und welches (Online-)Format eignet sich dafür? Zudem müssen virtuelle Meetings noch mehr moderiert werden – wer übernimmt die Moderatorenrolle? Gibt es eine Agenda? Wer schreibt mit? Und was sich in unserer Online-Meeting-Erfahrung herauskristallisierte: Die Rolle des Protokollführers und des Moderators sollte nicht von derselben Person wahrgenommen werden.

Dresscode im Homeoffice
Auch wenn es im Homeoffice durchaus gemütlicher sein darf, nehmen Sie bei Online-Meeting auf Ihre Termine Rücksicht und kleiden Sie sich gemäß dem Meetinganlass. Wenn Sie also auch in der physischen Welt nicht mit Jogginghose zum Meeting erscheinen, dann machen sie das auch nicht online – berücksichtigen Sie hier auch die CI-Vorgaben Ihres Arbeitgebers.

Online-Meeting-Knigge für professionelle Meetings

Denken Sie daran: Was für reale Meetings gilt, gilt selbstverständlich auch für Online-Meetings. Dennoch geraten manche Verhaltensregeln manchmal in Vergessenheit. Diese kleiner Knigge für Online-Meetings soll nochmals gängige Guidelines in Erinnerung rufen.

• Pünktlich sein: Starten Sie pünktlich und fordern Sie auch von den Meeting-Teilnehmer:innen Pünktlichkeit ein. Pünktlichkeit ist ein Zeichen von Professionalität und Respekt.

• Kamera grundsätzlich einschalten: Wer gerade unterwegs ist oder aus anderen Gründen die Kamera nicht einschalten kann/will, kann das einfach kurz erwähnen. Für jemanden, der gerade spricht, ist es manchmal verunsichernd, in einen leeren virtuellen Raum zu sprechen. Es spricht grundsätzlich nichts dagegen, die Kamera im Meeting mal wegzulassen und nur eine Telko zu machen – aber klären Sie das mit allen Teilnehmer:innen kurz ab und machen Sie Ihre eigene Online-Meeting-Richtlinien.

• Professionelle Online-Meeting-Kultur etablieren: Die Meeting-Kultur – online oder auch in Person – ist Teil der Unternehmenskultur. Halten Sie daher die Spielregeln für virtuelle sowie Präsenz-Meetings schriftlich fest und leben Sie diese auch im Unternehmen.

• Ablenkung reduzieren: Signalisieren Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie zuhören. Halten Sie Blickkontakt, schalten Sie die Kamera ein und hören Sie aktiv zu. Reduzieren Sie nach Möglichkeit Ablenkungen. Wenn Sie nebenbei Nachrichten schreiben und wie wild auf der Tastatur tippen (außer Sie führen natürlich Protokoll) oder Rezepte fürs Mittagessen googlen, signalisieren Sie nicht gerade, dass Sie Ihren Gesprächspartner und das Meeting ernst nehmen. Erwarten Sie einen wichtigen Anruf, dann erklären Sie das gleich zu Beginn. Machen Sie daher auch regelmäßig Pausen, besonders in langen Meetings.

• Pausen machen: Machen Sie kurze Pausen auch bei Online-Meetings. Stellen Sie am besten einen Timer und beginnen Sie alle wieder pünktlich.

• Fragen stellen: Gerade bei vielen Teilnehmer:innen können einzelne Fragen oft untergehen bzw. das Verständnis durch chaotisches Durcheinandersprechen leiden. Um anderen, auch unabsichtlich, nicht ins Wort zu fallen, nutzen Sie das Handheben-Zeichen oder schreiben Sie in den Chat. Teilen Sie Ihren Teilnehmer:innen mit, wie Diskussionsbeiträge eingebracht werden sollen. Bestimmen Sie einen Moderator.

• Desktop aufräumen: Sollten Sie bei einem Meeting präsentieren oder Ihren Bildschirm teilen, kontrollieren Sie vorab, was sich auf Ihrem Desktop tummelt. Besonders datenschutzrechtlich ist das relevant – achten Sie stets darauf, sensible oder personenbezogene Daten vor fremden Blicken zu schützen.

• Gesprächskultur wahren: Bei Meetings mit mehr als zwei Personen – egal ob Diskussionsrunde oder Jour fix – empfiehlt sich fast immer ein Moderator, der durch das Meeting führt und lenkend eingreift, wenn man beispielsweise vom Thema abkommt oder wenn zu viele gleichzeitig sprechen. Der Moderator behält zudem Zeit und Agenda im Auge. Bestimmen Sie vorab, wer die Rolle übernimmt. Für Online-Meetings ist die Moderatorenrolle nahezu unerlässlich.

• Begrüßung & Verabschiedung: Im Begrüßungsteil des Online-Meetings geht es darum, allen Teilnehmer:innen das Ziel und den Zweck des Termins vorzustellen und sich kurz kennenzulernen. Vereinbaren Sie Spielregeln wie Pausen, Moderation, Protokollführung udgl. Nehmen Sie sich auch Zeit für den Schluss des Online-Meetings: Gibt es noch offene Fragen, sind alle Themen geklärt, weiß jeder, was zu tun ist?
  
  

Welches Tool für Online-Meetings nutzen?

Mittlerweile gibt es unzählige Videoconferencing-Systeme am Markt. Microsoft Teams ist beispielsweise nicht nur ein Videokonferenz-System. Es eignet sich für eine professionelle Online-Zusammenarbeit. Dabei kann gechattet oder auch Videokonferenzen können abgehalten werden. Dateien und Dokumente können ausgetauscht und auf einem gemeinsamen Ort gespeichert werden. Das Tool ist auch als App auf Smartphone und Tablet einfach nutzbar. Als Teil der Office-Familie lässt sich Teams in zahlreiche Anwendungen integrieren – auch von Drittanbietern, und umgekehrt.

Ein weiterer bekannter und oftmals beliebter Anbieter in der Praxis ist das Video-Conferencing-System Zoom. Damit können Videokonferenzen, Webinare, Besprechungen und virtuelle Meetings abgehalten werden – mit bis zu 1.000 Teilnehmer:innen.

Es gibt eine Vielzahl an weiteren Online-Meeting-Tools. Welches Tool geeignet ist, hängt ganz von Ihren Anforderungen im Unternehmen ab. Denken Sie auch daran, wie die Unternehmenskommunikation in Ihrem Unternehmen abläuft und ob Sie auch ein Tool zur Zusammenarbeit einsetzen. Gerne beraten wir Sie und helfen Ihnen bei der technischen Implementierung.

3x5 Tipps für die Arbeit im Homeoffice

Informationssicherheit und Datenschutz sind zentrale Aspekte. Oft fehlen Spielregeln in Unternehmen, die die Arbeit von unterwegs oder im Homeoffice abstecken. Wir haben für Sie 3x5 Tipps für mehr Informationssicherheit im Homeoffice zusammengefasst.

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