Wie funktioniert die moderne Telefonie? Jetzt über MS Teams.
Telefonie über Microsoft Teams anbieten, denn das klassische Telefonieren kommt nie aus der Mode. Die Integration des Telefonierens über MS Teams eröffnet flexible und sichere Mögilchkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit.
Telefonie über MS Teams
Microsoft Teams (kurz: MS Teams) ist eine Kollaborationsplattform, die es Benutzer:innen ermöglicht, in Echtzeit zu kommunizieren, Dateien zu teilen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Es integriert Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und andere Tools in einer einzigen Anwendung.
Die Integration des Telefonierens in MS Teams ermöglicht es in Unternehmen optimal zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Hier haben wir die Highlights einiger Funktionen des Telefonierens über MS Teams für Sie zusammengefasst:
- nahtlose Integration in Ihr Unternehmen
Durch die Integration der Telefonie in MS Teams ist das Telefonieren Teil der vertrauten MS Teams-Umgebung. Ihre Mitarbeiter:innen kennen das System und können einfach und sicher Anrufe tätigen und empfangen, ohne die Anwendung wechseln zu müssen. - perfekte Flexibilität für alle
Egal, ob im Büro, zu Hause oder unterwegs – es können überall Anrufe getätigt und empfangen werden. Einzig und allein wird eine Internetverbindung gebraucht. - interne & externe Zusammenarbeit wird forciert
Teilen Sie Bildschirme, Dateien und Chat-Nachrichten während eines Anrufs – das verbessert die Zusammenarbeit und steigert die Effizienz bei Projekten sowie Sachbearbeitung und führt zu einer idealen Zusammenarbeit von allen Beteiligten. - Anrufweiterleitung & Voicemail
Die Telefonie mittels MS Teams bietet zahlreiche Einstellungen, die individuell auf das Unternehmen und den jeweiligen Anforderungen des Teams abgestimmt werden kann, wie auch ganz wesentliche Funktionen wie Anrufweiterleitung und Voicemail. - Verbesserung von Abläufen in der Kommunikation & Telefonie
Abläufe und Prozesse können laufend verbessert werden, das bietet die Reporting-Funktionalität von MS Teams.
Thomas Zedzian, Head of IT & Security, und Patrick Steininger, Head of Technical Services, vom Standort Niederösterreich wissen als Teamleiter des IT-Support-Teams ganz genau worauf es beim professionellen Telefonieren ankommt. Er gibt hier fünf praktische Tipps zur optimalen Nutzung der Telefonie mittels MS Teams:
- Fügen Sie bei allen Kontakten die Telefonnummern hinzu.
So kann sofort mit der Telefonie via MS Teams begonnen werden. - Nutzen Sie Sie auch die mobile App von MS Teams.
Von MS Teams gibt es auch eine mobile App. So ist sichergestellt, dass man gut erreichbar ist. - Nutzen Sie den Kalender auch fürs Telefonieren.
MS Teams bietet beste Funktionalitäten, die Zeitplanung stets im Griff zu haben. Auch für das Telefonieren können Kalendereinträge erstellt werden und Besprechungen geplant werden – einfach mit MS Teams Teilnehmer:innen einladen und gemeinsam Termine für Telefonate und Besprechungen planen. So funktioniert Zeitmanagement noch besser. - Erstellen Sie Warteschlangen.
Indem Warteschlangen eingerichtet werden, können die Abläufe gut gesteuert werden. So lässt man die Anrufer:innen nicht unnötig warten. - Schulen Sie Ihr Team.
Damit ein Tool gut genutzt werden kann, braucht es Wissen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen mit den Funktionen der MS Teams Telefonie gut vertraut sind und sie effektiv nutzen können. So schöpfen sie das volle Potenzial der Telefonie mit MS Teams aus und gewährleisten ein professionelles Telefonieren in Ihrem Unternehmen.
Telefonie via MS Teams – die Implementierung
Wie wird nun das Telefonieren mittels MS Teams in die Organisation implementiert? Das erfolgt in folgenden drei Schritten:
- Vorbereitung der MS Teams Telefonie
Von welchem System (zB CRM) kommen die Daten und Informationen, wie Telefonnummern und Kontaktdaten. Sind alle Daten und Infos aktuell? Auch ist sicherzustellen, wer die Benutzer:innen des Telefonierens sind. Neben den Personen, die telefonieren, soll es auch allgemeine Telefonnummern, wie eine Support-Hotline oder der gleichen geben? - Konfiguration von MS Teams fürs Telefonieren
Richten Sie Ihre Telefonie in MS Teams gemäß Ihren Anforderungen ein, einschließlich Nummernportierung und Einrichtung von Warteschlangen. Gerne unterstützen wir Sie als IT-Betreuer dabei und das schon bei der Konzeption der Implementierung sowie bei den Vorbereitungen und Einschulung Ihres Teams. - Schulung & Rollout
Schulen Sie Ihr Team in der Nutzung der neuen Funktionen und testen Sie das System mit verschiedenen praktischen Fällen, wie beispielsweise Weiterleitung von Anrufen, Anrufen von extern … so ist jeder gut eingeschult und das System bestens getestet.
Wie kann telefoniert werden?
Telefoniert kann einfach mit Headsets werden, aber es gibt bei der Microsoft Teams-Telefone auch speziell entwickelte Hardwaregeräte, die die Funktionen von MS Teams unterstützen und eine nahtlose Integration mit der Plattform ermöglichen. Diese Geräte sind in der Regel mit einem Touchscreen ausgestattet und bieten Funktionen wie Anrufsteuerung, Videoanrufe, Chat, Kalenderintegration und vieles mehr. Teams-Telefone bieten eine komfortable und benutzerfreundliche Möglichkeit, die Telefonie-Funktionen von MS Teams optimal zu nutzen, insbesondere in Umgebungen, in denen traditionelle Telefonsysteme integriert werden müssen.
Exkurs: MS Teams-Telefone können verschiedene Formen annehmen, darunter:
- IP-Telefone: Dies sind herkömmliche Tischtelefone, die speziell für die Verwendung mit MS Teams optimiert sind. Sie bieten eine einfache Benutzeroberfläche für die Steuerung von Anrufen und den Zugriff auf Teams-Funktionen.
- Konferenz-Telefone: Diese Geräte sind darauf ausgelegt, Konferenzgespräche in Besprechungsräumen oder großen Büros zu unterstützen. Sie bieten oft eine 360-Grad-Mikrofon-Abdeckung für eine klare Audioqualität während Besprechungen.
- Headsets & Kopfhörer: Neben physischen Telefonen können auch Headsets und Kopfhörer speziell für die Verwendung mit MS Teams entwickelt werden. Diese bieten zusätzliche Funktionen wie Geräuschunterdrückung und Bluetooth-Konnektivität.
