Der Sommer ist da! Digitale Tipps für Business & Alltag
Der Sommer ist da und die Ferienzeit hat begonnen. Doch gerade in Zeiten der Digitalisierung kann es schwierig sein, im Urlaub wirklich abzuschalten und den Job ruhen zu lassen, um sich entspannt der Freizeit zu widmen.
Weil wir wissen, wie wichtig es ist, auch das Entspannen aktiv zu planen und zu gestalten, haben wir unsere Kolleg:innen bei MP2 IT-Solutions über ihre eigenen Erfahrungen befragt und dabei praxisgerechte Tipps eingeholt. Hier sind fünf Tipps, wie man durch Selbstmanagement am digitalen Arbeitsplatz den Sommer besser genießen kann.
Digitaler Sommer-Tipp #1: Prioritäten setzen!
Albors Askari, technischer Leiter der Web- & App-Agentur von MP2 IT-Solutions, weiß, wie wichtig es ist, die eigenen Prioritäten und die Anforderungen für das gesamte Team zu vereinbaren.
Sein Sommer-Tipp #1: Setzen Sie Prioritäten!
„Planen Sie die Zeit vor dem Urlaub ganz genau: Welche Aufgaben sind noch vor Urlaubsantritt zu erledigen, was kann abgeschlossen werden, was kann warten?Machen Sie eine To-do-Liste. Verwenden Sie am besten digitale Tools, die auch im Unternehmen im Einsatz sind, wie zB Microsoft Teams oder andere Tools wie Trello, das auf Kanban basiert. Sprechen Sie sich mit Ihren Kolleg:innen, Projektpartner:innen und Kund:innen ab und setzen Sie gemeinsam Prioritäten. Berücksichtigen Sie auch gleich die To-dos für die Zeit nach dem Urlaub – die Zeit danach ist dann bereits organisiert. So halten Entspannung und Urlaubsfeeling ein bisschen länger an.“
Was ist Kanban?
Mit Kanban können Sie einzelne Prozessschritte visualisieren und verbessern. Die Methode ist heute besonders in der agilen Entwicklung beliebt. Kanban lässt sich sehr gut mit agilen Projektmanagement-Methoden kombinieren, weil es eigentlich keine Projektmanagement-Methode ist, sondern einzelne Prozessschritten abbildet. Damit werden Verbesserungs- und Einsparungspotenziale entdeckt, und doppelte Arbeitsschritte transparent gemacht. Der Begriff "Kanban" kommt aus dem Japanischen und steht für Karte. Kanban wurde in den 1940er im Unternehmen Toyota als Methode zur Produktionsprozesssteuerung und Optimierung entwickelt.
Digitaler Sommer-Tipp #2: Auf die richtigen Tools setzen!
Thomas Weinzinger gibt den Sommer-Tipp #2. Digitale Tools sind für ihn und für das Team im IT-Systemhaus von MP2 IT-Solutions und für seine Kund:innen ein wichtiges Instrument, um stets gut organisiert und informiert zu sein.
Sein Tipp: Setzen Sie auf die richtigen Tools zur richtigen Zeit!
„Es gibt eine Vielzahl an digitalen Tools, die helfen, Ihre Aufgaben und Projekte unternehmensintern und -übergreifend gut im Blick zu behalten. Microsoft Teams unterstützt mit seinen zahlreichen Funktionen die (Selbst)Organisation, die Zusammenarbeit und das Projektmanagement. Setzen Sie diese praxisgerecht ein. Nutzen Sie Cloud-Dienste für den Zugriff auf wichtige Dokumente: Speichern Sie wichtige Dokumente und Dateien in einer Cloud wie OneDrive von Microsoft oder Google Drive, um von überall auf die Daten zugreifen zu können und verwenden Sie stets eine VPN-Verbindung für einen sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten. So sind Sie sicher unterwegs und immer auf dem neuesten Stand.“
Digitaler Sommer-Tipp #3: Für Transparenz sorgen!
Der Tipp #3 kommt Lisa-Maria Summerer. Lisa-Maria ist Verwaltungsleiterin bei MP2 IT-Solutions und für das Recruiting hauptverantwortlich.
Sie hat folgenden Tipp für Sie: Schaffen Sie klare Grenzen und Transparenz vor Ihrem Urlaubsantritt!
„Schließen Sie Ihre Arbeiten und Ihre To-do-Liste zeitgerecht vor dem Urlaub ab. Informieren Sie alle Beteiligten über Ihre Abwesenheitszeit und darüber, ab wann Sie wieder im Büro bzw. erreichbar sind. Teilen Sie das Ihren Kolleg:innen, Projektpartner:innen und auch Kund:innen zeitgerecht mit – dann können sich alle gut darauf einstellen. Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz für Ihre E-Mails ein und formulieren Sie einen passenden, kurzen Text, der über die Dauer Ihrer Abwesenheit und Ihre Vertretung informiert. Vermeiden Sie es, ständig erreichbar zu sein und nutzen Sie Ihren Urlaub, um wirklich abzuschalten und sich gut zu erholen.“
Abwesenheitsassistenten einrichten
Richten Sie eine automatische Antwort in Ihrem Mail-Account ein. So wissen alle Bescheid, dass Sie auf Urlaub sind, und Ihre E-Mail-Inbox wird während dieser Zeit nicht noch mehr befüllt. Informieren Sie im Text über Ihre Abwesenheit und ab wann Sie wieder erreichbar sind. Sagen Sie Bescheid, ob die Nachrichten weitergeleitet wird oder nicht, und hinterlassen Sie eine alternative Ansprechperson für dringende Anfragen. Sie können den Text Ihrer Abwesenheitsnotiz in MS Outlook unternehmensintern anpassen und so eine individualisierte Info an Ihre Teamkolleg:innen senden. Sie können außerdem einstellen, ab wann die Abwesenheitsnotiz wieder deaktiviert wird. Falls Sie das nicht automatisch eingestellt haben, vergessen Sie nicht, die Abwesenheitsnotiz auszuschalten.
Digitaler Sommer-Tipp #4: Smartphone-Pause gönnen!
Florian Holly ist als Web Developer in der Web- & App-Agentur von MP2 IT-Solutions tätig.
Sein digitaler Tipp gilt für Business und Freizeit und kann so manchen Stress vermeiden: Machen Sie eine Smartphone-Pause und nutzen Sie die Stummschaltfunktion!
„Gönnen Sie sich eine Smartphone-Pause und schalten Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken und Messaging-Apps aus. So vermeiden Sie, gestört zu werden und reduzieren Ablenkung – im Job als auch in den Ruhephasen. Sie können sich voll auf Ihren Urlaub konzentrieren und kommen zur Ruhe. In vielen Smartphones können mittlerweile Regeln für bestimmte Apps erstellt werden, etwa welche Apps wie lange auf Stumm geschalten werden sollen. Die Funktion kann auch umgekehrt ganz nützlich sein: Schalten Sie nur jene Benachrichtigungen (zB von besonders wichtigen Personen bei E-Mail oder Anrufen) ein, die wirklich wichtig und/oder dringend sind. So können Sie entspannt sein, dass jene Personen und wichtige Nachrichten Sie erreichen.“
Digitaler Sommer-Tipp #5: Zeit nach dem Urlaub planen!
Andrea Trappl ist Projektassistenin für IT-Projekte bei MP2 IT-Solutions. Andrea weiß ganz genau, wie wichtig es ist, stets gut organisiert zu sein und alles gut im Blick zu haben.
Ihr digitaler Sommer-Tipp #7: Planen Sie schon vor dem Urlaubsantritt Ihre Rückkehr!
„Damit man sich nicht während des Urlaubs Gedanken über die Arbeit macht, braucht es bereits vor Urlaubsantritt eine gute Planung. Planen Sie Ihre Rückkehr, berücksichtigen Sie Ihre To-dos und setzen Sie Prioritäten. Planen Sie schon jetzt bei Arbeitsantritt nach dem Urlaub genügend Zeit ein, um sich wieder einzufinden und sich einen guten Überblick zu verschaffen. Priorisieren Sie die wichtigsten Aufgaben und nehmen Sie sich Zeit, um die E-Mail-Box zu organisieren und sich Überblick zu verschaffen.“
Einen schönen Sommer und erholsame Ferien,
das gesamte MP2-Team
PS: Unser Job bei MP2 IT-Solutions: IT für Unternehmen. Lösungen für Menschen. Gerne steht unser MP2-Team für Ihr Digitalisierungsvorhaben zur Verfügung und unterstützt Sie bei der digitalen Transformation.
