Effizienz im Office: Work smarter, not harder.
„Work smarter, not harder“ lautet die Devise. Denn wer effizient arbeitet, kommt nicht nur schneller zu besseren Ergebnissen – Effizienzsteigerung sorgt auch für mehr Zufriedenheit und Motivation im Job.
Effizienz – Effektivität: der feine Unterschied
Um zu wissen, was zu tun ist, werden zuerst die Begriffe definiert. Effizienz und Effektivität sind nicht dasselbe: Effizienz fragt nach der Vorgehensweise, also wie die Ziele/Ergebnisse erreicht werden. Effektivität wiederum fragt, ob die richtigen Ergebnisse erzielt werden – sie fragt also nach dem Ergebnis und weniger nach dem Prozess.
- Effizienz = die Dinge richtig tun
- Effektivität = die richtigen Dinge tun
Schneller zum Ziel – Shortcuts unterstützen
Dokumente formatieren, Fenster wechseln und nach Begriffen suchen … die richtige Tastenkombination im richtigen Moment griffbereit zu haben, kann vor allem eines ersparen: Zeit. Alles mit der Maus anzusteuern verlangsamt nicht nur das Arbeitstempo, sondern auch den eigenen Drive beim Arbeiten. Höchste Zeit, Shortcuts in den Computeralltag zu integrieren.
Wer die wichtigsten Tastenkürzel wie Strg+Z oder den Copy-Paste-Klassiker Strg+C/V noch nicht im Schlaf beherrscht, dem hilft dieser Schummelzettel. Wer davon nicht genug bekommen kann: alle Tastaturkurzbefehle für Windows finden Sie außerdem auf der Website von Microsoft.
Bildgalerie: die besten Shortcuts
Ordnerstruktur & Dateimanagement – strukturiert & sinnvoll
Bringen Sie System in Ihre Ablage – dafür müssen Sie das Rad nicht neu erfinden. Vieles ist bereits betrieblich durch das Organisationssystem festgelegt. Es spielt außerdem eine Rolle, wie Sie nach Dateien und Dokumenten suchen. Denken Sie daran: Dateien und Ordner müssen auch für (zukünftige) Kolleg*innen leicht auffindbar sein.
5 wichtige Tipps für die digitale Organisation:
- Dateien sowie Dokumente systematisch benennen und ordnen.
- Vermeiden Sie, dass nach Dateien länger gesucht wird, indem Sie eine nachvollziehbare Ordnerstruktur schaffen. Verzichten Sie auf zu viele Ebenen.
- Setzen Sie ein klares Benennungssystem ein. Verwenden Sie bei der Vergabe von Dateinamen wenn möglich keine Sonder- oder Leerzeichen (außer Unter- und Bindestrich), um Probleme mit langen Dateinamen und Pfaden zu verhindern.
- Durch Versionierung können Bearbeitungsstadien nachvollzogen werden. Sie vermeiden dadurch, dass verschiedene Versionen verglichen werden müssen.
- Mögliche Bestandteile von Dateinamen: Kurztitel (ein Inhaltsstichwort verwenden), Erstellungsdatum, Versionierungsnummer, Bearbeitungsstadium, Projektname, Kürzel des Verantwortlichen, etc.
Schaffen Sie Einheitlichkeit und beachten Sie die firmeninterne Richtlinien.
Mit Checklisten alles im Griff – Tipps & Tools
Die alte To-do-Liste kennt jeder – sie ist wohl noch immer das einfachste und bekannteste Mittel, Aufgaben zu organisieren. Damit Sie im Zeilenchaos nicht versinken, gibt es ein paar einfache Tipps:
- Brechen Sie große Aufgaben in kleine herunter und halten Sie die einzelnen Schritte fest. Mit einer Nummerierung der einzelnen Aufgabenschritten können Sie sich zusätzlich Ordnung verschaffen.
- Priorisieren und kategorisieren Sie Ihre Aufgaben: welche sind dringend, welche sind wichtig, aber nicht dringend? Welche sind dringend, aber weniger wichtig? Einigen ist diese Methode bereits bekannt – die Eisenhower-Matrix.
- Kalkulieren Sie ein Arbeitspensum – aber bleiben Sie realistisch. Zusätzlicher Zeitpuffer bewahrt Sie vor Torschlusspanik.
Es gibt zahlreiche Alternativen zu Outlook-Tasks – hier ist für jeden das optimale Tool dabei. Viele Third-Party-Anbieter bieten digitale Lösungen für das Taskmanagement. Für Office-Nutzer bietet sich die systemeigenen Apps von Microsoft an. Besonders, da diese sich nahtlos in die bestehende Office-Umgebung integrieren lassen – Ihre Aufgabenlisten bleiben im bestehenden System, das ist hinsichtlich Compliance und Datenschutz relevant. Ein weiterer Pluspunkt: Microsofts To-do-App steht für Office-Nutzer außerdem ohne weitere Lizenzkosten zur Verfügung.
Finden Sie für Ihr Unternehmen das richtige Tool – unsere Digitalisierungs-Expert*innen beraten Sie gerne. Mit der richtigen Wahl führen Sie Ihr Team und somit Ihr Business zum Erfolg.
Kollaboration, Kommunikation & virtuelle Teamkoordination
Setzen Sie auf moderne Tools wie Microsoft Teams: richtig eingesetzt ist Teams ein mächtiges Tool, die die Unternehmenskommunikation im Alltag massiv erleichtern. Neben (Gruppen-)Chats können Sie Videotelefonie und Online-Conferencing organisieren. Als Teil der Office-Familie lässt sich Teams in zahlreichen Anwendungen integrieren – auch von Drittanbietern.
Microsoft Teams ist nicht nur ein einfacher Chat: mit Teamkolleg*innen kann gemeinsam an Dokumenten und Dateien wie Excel, PowerPoint oder Word, Forms-Umfragen oder Dynamics gearbeitet werden. Externe Tools wie Evernote oder Trello lassen sich genauso integrieren. Übrigens: Microsoft Teams können Sie kostenlos in Ihrem Unternehmen testen.
Organisatorische Tipps aus der Büro-Praxis
Gerade beim Arbeiten am Computer gilt es, sich gut zu organisieren. Ein strukturierter Tagesablauf und regelmäßige Pausen tragen ebenfalls dazu bei, im Arbeitsalltag alles unter einen Hut zu bringen und effizient erfolgreich zu arbeiten. Wir haben hier fünf Tipps aus der Praxis zusammengefasst, wie unser MP2-Team es schafft, sich zu konzentrieren und zu organisieren:
- Auf eine Sache fokussieren: Aufgaben hintereinander, nicht nebeneinander abarbeiten. Damit sind Sie konzentrierter bei der Sache.
- Ablenkungen reduzieren: Newsticker, aufpoppende Benachrichtigungsfenster u. v. m. lenken uns von der aktuellen Aufgabe ab. Die Folge: man ist weniger konzentriert bei der Sache. Überlegen Sie, welche Benachrichtigungen wichtig sind und was Sie für einen gewissen Zeitraum abschalten können.
- Termine für Telefonate: wenn machbar bewährt es sich, für Telefonate explizit Termine zu vereinbaren. So lassen sich ungestörte Arbeitsphasen leichter planen.
- Planung ist wichtig: Sich kurz Zeit nehmen, um die nächsten Schritte zu planen, hilft dabei, den Überblick zu bewahren und gleich in den Tag zu starten. Führen Sie To-do-Listen und Zeitpläne.
- Ungestörte Zeit: Verlangt eine Aufgabe besonders viel Ruhe und Konzentration, nehmen Sie sich dafür Zeit. Vermerken Sie es im Kalender, so wissen auch Ihre Kolleg*innen, dass Sie gerade nicht verfügbar sind.
In diesem Sinne: "Work smarter, not harder".
